De betekenis van Alignment
Het woord “Alignment” is tegenwoordig ook opgenomen in het Nederlandse woordenboek van van Dale. Het betekent “gezamenlijk en in verbondenheid werken aan een doel”. Zoals de vier wielen van een F1-auto die precies dezelfde kant op moeten staan om optimaal te kunnen racen.
Het ontbreekt in veel organisaties nogal eens aan alignment. Te veel afdelingen of managers die lekker hun eigen kant op proberen te rijden en zich niet of nauwelijks afvragen of dat het gemeenschappelijke doel dient.
Waarom is Alignment in een organisatie belangrijk?
Waar je zou verwachten dat mensen in een organisatie direct bereid zijn om eendrachtig samen een klus op te pakken, blijkt vaak dat het erg lastig is om ze op één lijn te krijgen. Daarom mislukken veel verbeterprojecten, cultuurveranderingen en implementaties van nieuwe IT systemen. Iedereen heeft zijn eigen belangen en geeft die gemakkelijk voorrang boven het gemeenschappelijk belang. En dat kan heel veel geld kosten en zelfs tot faillissementen leiden. Kortom: “Alignment” is een heel belangrijk woord in de organisatiekunde.
Wat als er te weinig Alignment is in een organisatie?
Samenwerken – of beter gezegd – goed samenwerken is de kern van alle management- en leiderschapsvraagstukken. Managers in kleinere organisaties (tot 250 medewerkers) geven aan dat zij ruim een kwart van hun tijd besteden aan dingen die niet nodig waren geweest als de
organisatie “perfect aligned” zou zijn. “Perfect aligned” betekent dan: er is 100% commitment en begrip voor het gemeenschappelijke doel en voor het pad dat bewandeld moet worden om dat te bereiken en alle medewerkers snappen volledig wat hun rol daarin is en wat de rol van alle collega’s daarin is. En dat is al langere tijd zo zodat ook alle processen en systemen daarop zijn gestoeld.
Stel je dat eens voor, minder conflicten, minder vergaderen, bellen, mailen, zinloze rapporten schrijven en vervelende corrigerende acties. Wat voor een enorme besparing zou dat zijn? Dat lijkt een utopie en dat is het ook. Geen enkele organisatie van enige omvang haalt die 100% alignment. Maar ernaar streven is wel heel nuttig. Immers, 25% van de tijd besparen betekent ook 25% van alle loonkosten besparen voor hetzelfde resultaat. Verbeterde alignment levert ook beter resultaat omdat het een gunstig effect heeft op de slagkracht, het werkplezier en de motivatie.
Voor de lezers die zich afvragen hoe het dan zit met grotere organisaties, zeg met meer dan 250 medewerkers: daar is het nog veel erger! De managers daar geven aan dat zij ruim 34% van hun tijd aan misalignment verliezen.
Zie: aligmnentpuzzel-survey-alignment-whitpaper.pdf (dealignmentpuzzel.nl)
Waarom is Alignment in een organisatie zo lastig?
Alignment is een lastig vraagstuk omdat het de kern van de paradox in de organisatiekunde raakt. Als je een organisatie bouwt en dingen gaat organiseren dan betekent dat taken verdelen over mensen. Het verdelen van taken brengt automatisch ook het verdelen van
verantwoordelijkheden en belangen met zich mee. Als er onvoldoende wordt nagedacht over die verantwoordelijkheden en belangen dan kunnen er tegengestelde belangen worden gecreëerd.
Jammer genoeg gebeurt dat laatste heel vaak, waardoor managers die belangentegenstellingen en het verlies aan alignment normaal zijn gaan vinden. Een verkoopafdeling heeft nou eenmaal andere belangen dan de productieafdeling en “daar moet je dan maar mee leren leven”. Het probleem wordt passief geaccepteerd, wat het erg lastig maakt om er aandacht voor te krijgen
om het uit de wereld te helpen.
Maar is dat ook echt zo?
Kunnen problemen met Alignment aangepakt worden?
Jazeker kun je er iets aan doen! Het begint natuurlijk met bewustwording. Onderzoek eerst hoeveel je organisatie verliest aan efficiency en effectiviteit als gevolg van slechte alignment. Het is niet zo veel moeite om een aantal managers te interviewen en te vragen hoeveel tijd zij per week zouden besparen als de organisatie “perfect aligned” zou zijn. (zie de voorwaarden voor zo’n perfect-alignde organisatie hierboven). Als dat percentage onder de 10% komt is er niet veel aan de hand. Veel beter kun je haast niet halen en er zijn altijd afstemmingsverliezen.
Als het hoger is, is het vaak nuttig om die verliezen financieel te maken. Hoeveel geld geven we te veel uit door gebrek aan verbondenheid bij het werken aan een gemeenschappelijk doel?
Denk aan zaken als miscommunicatie, zinloos vergaderen, mailen, zeuren, niet-meewerken, mislukte projecten, wachten, correctiewerk, dubbel werk en ander zinloos gedoe. Als dit een hoog bedrag is kun je twee wegen bewandelen om het aan te pakken:
- De mensgerichte manier. Mensen meer begrip voor elkaar laten krijgen door ze naar allerlei trainingen en workshops te sturen over leiderschap en samenwerken.
- De organisatiegerichte manier. Opnieuw kijken naar de organisatiestructuur en de manier van besturen, beoordelen en belonen. Begin daarbij bij het proces en niet bij de functies. Vraag je af: wat doen we allemaal om klantenorders te verwerven en uit te
leveren? Daar gaat het om. Dàt primaire proces moet goed bestuurd worden en al het andere moet daaraan dienend zijn: de secundaire processen, de stafdiensten, alle managers op alle niveaus, de IT-systemen en alle managementrapportages. Zo kom je
tot een procesgerichte organisatie in plaats van een functiegerichte organisatie met al zijn silo’s en eilandjes.
Het zal duidelijk zijn dat wij een sterke voorkeur hebben voor de tweede weg. De eerste weg wordt het vaakst gekozen omdat die het makkelijkste lijkt, maar hij levert bedroevend weinig resultaat. Mensen kunnen wel wat begripvoller of liever voor elkaar worden, maar als ze vervolgens worden geconfronteerd met een beoordelingssysteem dat dit keihard afstraft zijn ze snel weer terug bij af. Ieder zal kiezen voor zijn eigen belangen.
Toegegeven, de tweede weg is een stuk laster omdat het een aanpassing vraagt van de manier van organiseren en besturen. Het gaat niet meer om functies maar om processen. Maar het levert wel veel op.
Hoe je succesvol deze weg kunt bewandelen is te lezen in ons boek “De AlignmentPuzzel”.
