De AlignmentPuzzel stemt alles en iedereen op elkaar af - Adriaansen Veltman Management Consulting

Sámen de missie vervullen, zonder dissonanten

Alles in bedrijven draait om afstemming. Van productiestappen, van logistieke besturing op de missie, van verkoop op productie, van ICT op de informatiebehoefte, en van mensen en hun doelen!

Hoe krijg je een bedrijf waarin alles samenwerkt, van machines en mensen tot software? Als betrof het een orkest dat speelt zonder dissonanten, met als partituur de klantwaarde en de missie?

Daarover gaat De AlignmentPuzzel, een business roman over een fietsenfabriek én een studieboek inéén. Een verfrissend boek, dat nu eens níet gaat over Lean of Agile, maar dat laat zien hoe jouw bedrijf als een geoliede machine kan draaien, als betrof het een auto waarvan alle wielen perfect zijn uitgelijnd. De kracht zit hem in de integrale benadering.

Het is zwaar weer voor JJ Bicycles! Jaar na jaar daalt de afzet van hun fietsen, die ze via dealers in de markt zetten. Ze worden op voorraad gemaakt, zodat de productie niets merkt van de seizoenspiek in het voorjaar.

Dat verandert, als de marketeers een in hun ogen gouden zet willen doen: signature fietsen. Consumenten mogen voortaan hun eigen droomfiets samenstellen uit superieure componenten. Hun fiets wordt dan door één technicus in elkaar gezet, die er als kwaliteitskenmerk zijn eigen handtekening op zet.

De toekomst van JJ Bicycles ziet er weer zonnig uit. Op papier is een signature fiets namelijk niet alleen veel aantrekkelijker voor een consument, maar heeft die ook een veel hogere winstmarge!

Althans, zo lijkt het. Kan het (fictieve) JJ Bicycles eigenlijk wel doen wat ze beloven? Fietsen op klantwens in elkaar zetten, assemble to order dus? Is alles en iedereen wel op elkaar afgestemd c.q. aligned, om dit als een geoliede machine te kunnen? Of is het slechts luchtfietserij?

Gebrek aan alignment

Alignment betekent volgens de Van Dale ‘gezamenlijk in verbondenheid werken aan een doel’. Een gebrek aan alignment blijkt niet alleen een grote bron van verspilling binnen JJ Bicycles, maar is dat ook in heel veel andere bedrijven!

In het boek De AlignmentPuzzel wordt in romanvorm vertelt hoe JJ Bicycles stukje voor stukje hun afstemmingsproblemen oplost. Het zijn twee boeken in één. Elk hoofdstuk over JJ Bicycles wordt gevolgd door een stuk theorie, met nadere uitleg over de oplossingen die de fietsenfabrikant ontdekt.

Het doel van de Alignment Puzzel

Goed idee, deze opzet. De moeder van de logistieke romans is Het Doel van Eliyahu Goldratt. Daarin ontdekt fabrieksmanager Alex Rogo hoe hij de winst van zijn bedrijf kan maximaliseren, door alles in dienst te stellen van een bottleneck-machine. Ook dat is een voorbeeld van alignment, maar dan voor één specifieke situatie, én in een veel beperktere context dan in De AlignmentPuzzel. Veel mensen weten bovendien niet dat Goldratt een theorieboek nodig had, Het Hooibergsyndroom, om zijn bottlenecktheorie diepgaand uit te leggen.

Bij De AlignmentPuzzel, twee boeken inéén, is dat niet nodig. Het is één van de beste logistieke boeken die ik in de afgelopen jaren las. Het leest vlot en is doorspekt met allerlei scherpe inzichten.

Bijvoorbeeld: ‘de hele economie is een netwerk van processen’. Daar moet jouw bedrijf dus naadloos in passen!

Een andere interessante quote, betreffende de inzet van flex-medewerkers in het hoogseizoen: ‘Reagerende systemen gaan zeer slordig om met de arbeids- en inkomenszekerheid van werknemers (…) je mag dan (van hen) niet altijd de extra mile voor leverbetrouwbaarheid verwachten’.

Ik zag de problemen op Schiphol voor mij! Ook dat blijkt dus een alignment probleem. Dat riep meteen al een vraag bij me op. Natuurlijk moet er worden gezorgd voor betere arbeidsomstandigheden. Maar is er daarnaast ook geprobeerd om de piekvraag af te vlakken? En zijn de klanten eigenlijk wel de reizigers die je wilt? Er zijn bijvoorbeeld veel mensen die enkel overstappen op Schiphol. In mijn ervaring zijn het goede boeken die je op deze manier aan het denken zetten.

De AlignmentPuzzel is diepgaand.

Dit kan een bestsellerstatus in de weg staan, daar de meest populaire managementboeken één relatief eenvoudige boodschap hebben. Het eerdergenoemde ‘Het doel’ is een treffend voorbeeld. Aan de andere kant kun je, als je snel een ruw beeld wilt, volstaan met het romangedeelte van De AlignmentPuzzel.

De auteurs van het boek zijn Hans Veltman, Jacques Adriaansen, Peter Morren en Rob Kwikkers. Zij hebben verschillende achtergronden. Dat heeft er ongetwijfeld aan bijgedragen dat het boek ingaat op veel afstemmingsproblemen en -verliezen die je in organisaties ziet.

Een belangrijke bron van ellende zijn ‘eilandrijken’.

De auteurs spreken over ‘kunstmatig gecreëerde belangentegenstellingen’.

Andere vormen van mis-alignment zijn onduidelijke communicatie, slecht verdeelde verantwoordelijkheden, een logistieke aansturing die niet aansluit bij de strategie, en een IT-systeem dat niet aansluit bij de business. Zodra iemand een spreadsheet maakt om in de eigen informatiebehoefte te voorzien, ontstaat er weer een nieuw ‘eilandje’!

De kosten van slechte afstemming zijn hoog. De ‘slagkracht’ bij beslissingen is dan gering, en bij trade-offs worden er vaak verkeerde keuzes gemaakt. Ook neemt de efficiëntie af doordat afdelingen niet op elkaar aansluiten, en medewerkers raken gedemotiveerd.

De auteurs hielden een enquête onder (middel)grote bedrijven. Daaruit destilleerden zij, dat liefst 10-15% van alle personeelskosten een gevolg is van mis-alignment. Denk daarbij aan overbodig mailen & bellen, onnodige vergaderingen, zinloos werk, herbewerkingen, en verkeerde voorraden op de verkeerde plek.

Alignment puzzel

Om hiervan af te komen reikt het boek een stappenplan aan: het leggen van een alignment puzzel. Het idee daarachter staat als een huis, zei het dat ik eraan zou willen toevoegen dat je de puzzel continu moet blijven (ver)leggen en aanpassen. Continu veranderen en verbeteren dus!

De kracht van het boek is niet de introductie van nieuwe logistieke concepten. Veel ideeën zijn al heel oud, zoals een proces- in plaats van een afdelingsgerichte organisatie, om afstemming te realiseren en lokale optimalisatie tegen te gaan. Dit was tenminste 30 jaar geleden al bekend onder het kopje business process reengineering. Tegenwoordig spreken we over de vorming van (Lean) waardestromen, en over (QRM) mini-bedrijven per marktsegment.

Wat vooral goed is aan het boek is de integrale benadering. Waar veel Lean boeken enkel de afstemming van productiestappen behandelen, gaat De AlignmentPuzzel óók in op de afstemming van ménsen op elkaar. Zij hebben verschillende taken in of rond de route van order naar klant. Dit maakt de kans op (schijnbaar) conflicterende belangen groot. Ook hebben mensen, net zoals machines, ‘omsteltijden’ als ze van taak wisselen. Het boek behandelt ook de ondersteunende of juist ondermijnende rol van IT.

Puzzelstukken

De vijf puzzelstukken van de alignment puzzel zijn:

Strategie: Dit puzzelstuk omvat ten eerste een commerciële component: welke klantbehoefte gaan wij beter dan de concurrentie invullen? Daarnaast is er een logistieke component: welke supply chain past daarbij, van inkoop tot verkoop.
JJ Bicycles wil zich gaan onderscheiden met maatwerkfietsen. Voor deze zogenaamde signature fietsen moeten duurdere componenten in Azië worden ingekocht. Ook is er een webshop nodig, waarmee klanten hun droomfiets kunnen samenstellen. Tenslotte blijkt dat de signature fietsen via een aparte productielijn moeten worden geassembleerd. Daarnaast kunnen dan voorlopig nog standaardfietsen worden gemaakt. Alleen dan behoudt JJ Bicycles ook inkomsten gedurende de introductieperiode van de signature fietsen.

Processen: Wat wordt het logistieke concept, oftewel hoe ziet de waardestroom eruit, waarmee de strategie wordt ingevuld? En hoe sluiten de ondersteunende processen daarop aan?
JJ Bicycles maakte standaardfietsen in een constant productietempo, en leverde die uit voorraad. De werkvloer merkte daardoor niets van de markt. Dat maakte Lean productielijnen mogelijk. Of zoals de auteurs dit noemen, estafette-productie. Hierbij voeren productiemedewerkers specialistische deeltaakjes uit, en geven het stokje daarna snel aan elkaar door.
Nu JJ Bicycles maatwerk fietsen wil gaan leveren, wordt dit totaal anders: nu kan een fiets pas worden geassembleerd nadat een klant die heeft besteld. In het boek is de oplossing daarvoor ‘veldloop-productie’: een assembleur beweegt méé met de fiets terwijl hij of zij die in elkaar zet. Buiten het seizoen, in de herfst en de winter, zijn er nauwelijks bestellingen en valt de veldloopproductie vrijwel stil. Deze rustige periode wordt benut om een buffer van generiek bruikbare onderdelen, zoals frames en wielen, op te bouwen in het zogenaamde Klant-Order-Ontkoppelpunt (KOOP). Dit gebeurt nog op de oude (estafette) manier.
In het seizoen fungeert de voorraad van onderdelen in het KOOP als de ‘batterij’ die de assemblage van de signature fietsen gaande houdt. De meeste ‘estafette medewerkers’ worden op dat moment ‘veldloop medewerkers’. Dat kan echter alleen als zij multi-inzetbaar worden. Dat is een enorme verandering, daar zij vroeger slechts één (estafette) taakje hoefden te beheersen!
Besturing: Wie heeft welke taak bij het realiseren van de strategie, en weet iedereen wanneer hij of zij wat moet doen? Hoe voorkom je dat iedereen achter de bal aanrent, of elkaar voor de voeten loopt, zoals jonge voetballers doen?
Naast horizontaal is daartoe verticaal alignment belangrijk: het koppelen van ‘hogere’ doelen aan ‘lagere. Ook zijn er prestatie-indicatoren nodig die overal zichtbaar maken of het nu goed gaat, en wat er straks moet gebeuren.
Organisatie: hoe zijn de taken in de organisatie verdeeld, en welke van die taken kunnen het beste verlopen volgens een gestandaardiseerd ‘script’, en welke taken kunnen beter met meer vrijheid worden uitgevoerd?
Informatie. IT-systemen moeten in dienst staan van de business. Nieuwe functionaliteit kan daarom het beste op een Agile manier worden ontwikkeld.